Portal für Bewohner-Anschreiben

Vodafone stellt dieses Portal als Service zur Durchführung von Bewohner-Anschreiben für unsere Kunden aus der Immobilienwirtschaft zur Verfügung. Da die eingebundenen Dienstleister bei der Durchführung des Schreibens als sogenannte Auftragsverarbeiter für den Immobilienwirtschaftskunden aktiv werden, muss dieser mit den Dienstleistern gemäß Art. 28 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) Auftragsverarbeitungs-Verträge (AV-Verträge) vereinbaren. Die im Portal vorgehaltenen AV-Verträge, sind vorgeschlagene und vorab akzeptierten Vereinbarungen der Dienstleister. Vodafone ist nicht Teil dieser Verträge und nicht verantwortlich für die Inhalte. Für die ordnungsgemäße datenschutzrechtliche Abwicklung ist ausschließlich der Immobilienwirtschafts-Kunde verantwortlich. Es steht diesem frei, individuelle Vereinbarungen mit den Dienstleistern abzuschließen.

Sie erhalten zur Registrierung in unserem Portal einen personalisierten Link per E-Mail. Sie vergeben bei der Registrierung ein individuelles Passwort. Das Passwort muss aus mindestens 8 Zeichen, einem Buchstaben, einer Zahl und einem Sonderzeichen bestehen.

Mit der Aufbereitung der Daten beauftragt wird:

AVI.DAT Software & Technology GmbH
Altenburger Straße 5
04275 Leipzig

Mit der Druck-Koordination beauftragt wird:

DIVAKOM GmbH
Paul-Friedländer-Straße 1
65203 Wiesbaden

Die AVI.DAT Software & Technology GmbH verarbeitet die Bewohner-Daten im Auftrag des IW-Kunden und übermittelt sie zur Produktion an den Druck-Koordinator DIVAKOM GmbH. Die Produktion erfolgt bei einer angeschlossenen Druckerei. Details finden Sie in den Verträgen. Vodafone hat zu keinem Zeitpunkt Einblick oder Zugriff auf Bewohner-Daten.

Sollten Sie mit Vodafone einen Eigenversand der Anschreiben vereinbaren, werden Ihnen bei einem werblichen Mailing die bereinigten Bewohnerdaten (Abzug von Werbeverweigern) wieder über das Portal der AVI.DAT zurückgespielt. Hierzu werden Sie vor dem Upload der Bewohner-Daten im AVI.DAT-Portal aufgefordert, ein Passwort zu vergeben.

Ihr Briefbogen muss ein druckfähiges PDF sein. Wenn Sie ein Word-Dokument als Ausgangsdatei verwenden, müssen Ihre Grafiken eine hohe Auflösung haben - in der Regel mindestens 300 dpi. Eine Anleitung, wie Sie aus einem Word-Dokument ein druckfähiges PDF machen, finden Sie hier.

Liegen alle Ihre Informationen - also Briefbogen und Bewohner-Daten - bei den Dienstleistern in den vorgegebenen Formaten vor, wird das Anschreiben in der Regel innerhalb von 21 Tagen versendet.

Nein. Die Bewohner-Daten werden im Portal des Dienstleisters hochgeladen. Vodafone hat zu keinem Zeitpunkt Einblick oder Zugriff auf die von Ihnen bereitgestellten Bewohner-Daten.

Die Erstellung des Anschreibens im Portal von Vodafone erfolgt im Rahmen der bestehenden Vereinbarungen zwischen dem Immobilienwirtschaft-Kunden und Vodafone. Die Auftragsverarbeitungs-Verträge werden zwischen dem Immobilienwirtschaft-Kunden und den beteiligten Dienstleistern abgeschlossen. Vodafone handelt insoweit lediglich als Stellvertreter der Dienstleister.

Vodafone kann grundsätzlich auch eigene werbliche Bewohner-Kommunikation durchführen, diese können zeitgleich mit anderen vereinbarten Anschreiben erfolgen . In keinem Fall werden hierbei Daten genutzt, die durch Sie an die AVI.DAT Software & Technology GmbH weitergegeben werden. Die Daten stammen teilweise aus öffentlich zugänglichen Quellen, teilweise von Vodafone und teilweise von Adressanbietern.

Eine detaillierte Anleitung mit Screenshot finden Sie hier.

Die EKP-Nummer (auch Deutsche Post Geschäftskundennummer) erhalten Sie bei der Registrierung bei der Deutschen Post AG. Sie finden sie zum Beispiel rechts oben auf Ihren Rechnungen der Deutschen Post AG. Die EKP-Nummer hat 10 Stellen – und startet mit einer 5 oder 6. Die Angabe der EKP-Nummer hilft unserem Dienstleister bei der Einlieferung der Briefsendungen und der weiteren Bearbeitung durch die Deutsche Post AG. Hinweis: Die EKP-Nummer hat nichts mit der Bezahlung des Versands zu tun. Die Kosten für Produktion und Versand übernimmt Vodafone für Sie.

Sie sind kein Geschäftskunde bei der Deutschen Post AG oder kennen Ihre EKP-Nummer nicht? Dann lassen Sie das entsprechende Feld bei Ihrer Registrierung im Portal frei.

Damit die Bewohner-Daten im Auftrag des Immobilienwirtschaftskunden durch den Dienstleister verarbeitet werden können, müssen die Datenlieferung selbst und das Dateiformat die dem durch den Dienstleister vorgegebenen Kriterien entsprechen. Als Dateiformat wählen Sie bitte .csv UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt). Wie Sie eine Excel-Datei in eine CSV-Datei umwandeln, erfahren Sie hier .

Eine Vorlage wie die Daten in der Datei aufbereitet sein müssen finden Sie hier.

Eine Anleitung zur Speicherung einer CSV-Datei finden Sie hier.

Gehen Sie auf die Login-Seite. Klicken Sie auf Passwort vergessen – und setzen Sie Ihr Passwort zurück.

Ja, auch dann können Sie ein Bewohneranschreiben über das Portal versenden. Lassen Sie in diesem Fall das entsprechende Feld bei Ihrer Registrierung im Portal frei.

Bitte wenden Sie sich mit Ihrer Auftragsnummer schnellstmöglich an fragen-bewohneranschreiben@vodafone.com.

Ihr Vodafone-Kundenbetreuer hat uns Ihre Mailadresse zur Durchführung des Mailings mitgeteilt.

Sie erstellen auf der Vodafone-Plattform nur das Bewohner-Anschreiben. Der Upload der Bewohner-Daten erfolgt dagegen in einem technisch getrennten und bei der AVI.DAT Software & Technology GmbH gehosteten Bereich. Auf diesen Bereich hat ausschließlich die AVI.DAT Software & Technology GmbH Zugriff.

Die AVI.DAT Software & Technology GmbH ist seit vielen Jahren als Dienstleister in verschiedenen Bereichen für Vodafone tätig. Unter anderem hat die AVI.DAT Software & Technology GmbH Zugang zu den bei Vodafone gemeldeten und hinterlegten Werbeverweigerern. Im Zuge der Erstellung des mit Ihnen vereinbarten werblichen Bewohneranschreibens werden Sie gebeten, Ihre entsprechenden Bewohner-Daten im AVI.DAT-Portal hochzuladen. Die AVI.DAT Software & Technology GmbH gleicht die von Ihnen gelieferten Daten mit den bei Vodafone hinterlegten Werbeverweigerern ab, entnimmt diese Ihrem Datensatz und stellt die bereinigte Liste dem Druckdienstleister zur Verfügung. Somit ist gewährleistet, dass keiner Ihrer Bewohner fälschlicherweise angeschrieben wird. Sollten wir mit Ihnen einen Eigenversand der Anschreiben vereinbart haben, erhalten Sie nach dem Abgleich der Daten eine Nachricht von der die AVI.DAT Software & Technology GmbH, dass die bereinigte Liste zum Download im Portal der AVI.DAT Software & Technology GmbH zur Verfügung steht.

Der JCV bezeichnet eine Vereinbarung über bestimmte Aspekte im Bereich des Datenschutzes. Die Besonderheit hierbei ist, dass zwischen den Parteien eine Verbindung durch eine "gemeinsame Verantwortlichkeit" besteht. Der JCV ist nicht nur eine zusätzliche datenschutzrechtliche Verpflichtung, sondern regelt eine koordinierte Zusammenarbeit mehrerer verantwortlicher Stellen.

Beide Formen sind Teil der DIN 5008, die die Gestaltung von Geschäftsbriefen regelt und sicherstellt, dass sie professionell und einheitlich aussehen.

Der Geschäftsbrief Form A wird häufig verwendet, wenn der Fokus direkt auf der Adresse liegen soll und kommt eher bei behördlichen Briefen zum Einsatz.

Der Geschäftsbrief Form B wird häufig in Geschäftsbriefen verwendet und ist daher als Standardeinstellung in unserem Portal hinterlegt.